La legalización de los libros contables es una obligación formal que todas las sociedades mercantiles inscritas en el Registro Mercantil deben cumplir. Esta tarea consiste en presentar los libros contables ante el Registro Mercantil para que se anote su presentación y no puedan modificarse posteriormente. En caso de conflicto entre empresas, estos libros contables legalizados constituyen una prueba ante los tribunales.
Existen tres libros contables que se deben legalizar: el libro de inventarios, las cuentas anuales y el libro diario. Para cumplir con esta obligación, los empresarios tienen cuatro meses desde el cierre del ejercicio, que en la mayoría de los casos es el 31 de diciembre. Por lo tanto, el plazo de legalización finaliza aproximadamente a finales de abril.
Ley de Emprendedores y legalización de los libros contables
Con la entrada en vigor de la “Ley de Emprendedores”, la legalización de libros contables debe realizarse de forma telemática en el Registro Mercantil correspondiente. Los empresarios deben descargar el programa Legalia, registrarse en el Colegio de Registradores y rellenar los datos de los libros. Los documentos se enviarán al Registro Mercantil, que notificará la recepción de los mismos y, salvo presentación defectuosa, procederá a su posterior legalización.
Es importante destacar que la normativa no ha establecido sanciones para las empresas que no legalicen sus libros contables. No obstante, siempre es aconsejable cumplir con esta obligación, ya que garantiza una mayor eficiencia y seguridad jurídica del sistema.
Tecnologías como la cadena de bloques o blockchain permiten registrar y cifrar la información de modo que se garantice su seguridad e integridad. De esta manera, existe una opinión generalizada de que puede desaparecer la necesidad de legalizar los libros contables en un futuro cercano.
Por otro lado, la “Ley Antifraude” establece una serie de requisitos que deben cumplir los programas informáticos con procesos contables, de facturación o de gestión. Los programas de contabilidad deben garantizar la integridad, conservación e inalterabilidad de sus registros. Además, la ley establece que a partir del 1 de enero de 2024, las empresas deberán disponer de un programa de facturación. Por lo tanto, la obligación de legalizar los libros contables podría desaparecer para esa fecha.
En conclusión, pese a que la legalización de libros contables es una obligación mercantil que facilita el correcto funcionamiento de la contabilidad de una empresa y el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, podría quedar obsoleta en el futuro. Las nuevas tecnologías y la implementación de nuevas leyes están llevando a una transformación en el ámbito contable. Sin embargo, por ahora, sigue siendo una obligación a la que las empresas deben prestar atención. Si necesitas una asesoría contable para empresas, no dudes en contactar a RIOS ESPINOSA, expertos en el área que podrán orientarte en todo lo relacionado con la contabilidad de tu empresa.
